DATEXT UnternehmertreffDienstag, 26. September 2023

Eine wichtige Information von Geschäftsleitung zu Geschäftsleitung

Sehr geehrte Damen und Herren,
mein Name ist Alexander Koch und ich schreibe Ihnen, um einen Vorgang mit Ihnen zu teilen, mit dem ich nie gerechnet hatte. 

Bitte lesen Sie diese Zeilen. Es handelt sich nicht um einen herkömmliches Werbemailing. 

Worum geht's? 

Am Morgen des 24.10.2022 erhielten wir unerwarteten Besuch des Gewerbeaufsichtsamtes bzw. des Amtes für Arbeitsschutz. Wir seien stichprobenartig ausgewählt worden und der Prüfer forderte diverse Unterlagen ein.

Nach einer Begehung der Arbeitsstätte würden nachfolgend genannte arbeitsschutzrelevante Unterlagen geprüft werden:

• Dokumentation zur Übertragung von Verantwortlichkeiten im Arbeitsschutz
• Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung
• Dokumentation der Unterweisungen(Teilnehmerlisten / Inhalte / Präsentationen / Handouts o.ä.)
• Bestellungsurkunde/Dienstleistungsvertrag über die sicherheitstechnische und arbeitsmedizinische Betreuung
• Betriebsanweisungen
• Arbeitsschutzausschuss-Sitzungsprotokolle
• Begehungsprotokolle der Fachkraft für Arbeitssicherheit u. ggf. des Betriebsarztes
• Vorsorgekartei, zur arbeitsmedizinischen Vorsorge
• Prüfnachweise der wiederkehrenden Prüfungen von Arbeitsmitteln usw.

An diesem Tag war ich auf Dienstreise und unsere QM-Beauftragte, Frau Hoffmann, im Herbsturlaub. Unsere Mitarbeiter waren ad hoc nicht auskunftsfähig. 

Da wir keine Unterlagen zur Verfügung stellen konnten, hätte der Prüfer – so teilte er mit – das Recht, den Betrieb zu schließen. Davon hat er unter der Auflage der Terminvereinbarung und Einsichtnahme binnen einer Woche abgesehen.

Als ich über diesen Vorgang informiert wurde, war ich sichtlich geschockt und habe die möglichen Konsequenzen bei Verstößen gegen die Auflagen der BG gegoogelt. Könnte man unser Unternehmen mit rund 80 Mitarbeitern wirklich schließen? Hatte uns eventuell ein Mitbewerber angeschwärzt? Im Internet lese ich von drakonischen Geld- bis hin zu Haftstrafen in schweren Fällen für Geschäftsführer oder Inhaber.
 
Im Freundeskreis habe ich etliche Unternehmer, Selbstständige und Ärzte. Ich habe mich dort mal umgehört, wer bei einer "adhoc"-Prüfung diese Unterlagen vorlegen kann. Sie ahnen sicher die Antwort. 

Nach der Rückkehr unserer QM-Beauftragten war ich dann erstmal beruhigt. Nach der Einführung unseres hausinternen isiQM-Systems waren wir auf die Prüfung gut vorbereitet und konnten den Prüftermin relativ entspannt wahrnehmen. Mit kleineren, überwindbaren Mängeln beim Brandschutzkonzept hatten wir alle Aufgaben gut gemeistert. 

Warum schreibe ich Ihnen das alles?

Der bürokratische Aufwand für Unternehmen – unabhängig der Betriebsgröße – hat in den vergangenen 10 Jahren signifikant zugenommen. In der Dental(Medizin)Branche besonders. Ich möchte nur die Stichworte DSGVO, MDR, BG oder zuletzt die Verpflichtung zur Mitarbeiterzeiterfassung erwähnen. Hier sind smarte und schlanke Lösungen erforderlich.
Diese Expertise, unser Know-how und unsere Lösungsansätze möchte ich Ihnen mit meinem Team gerne vorstellen. An folgenden Terminen würde ich Sie dazu gerne zu einer Teams-Sitzung einladen. Die Teilnahme ist kostenlos und völlig unverbindlich.
Ich würde mich über Ihre Teilnahme sehr freuen.
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und haben Sie eine erfolgreiche Restwoche!

Alexander Koch

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